Politique de confidentialité
Dernière mise à jour :
1. Introduction
Le Cabinet AYIVI accorde une importance fondamentale à la protection de vos données personnelles, en cohérence avec le secret professionnel auquel l'avocat est tenu. La présente politique vous informe de la manière dont vos données sont collectées, utilisées, conservées et protégées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).
2. Responsable du traitement
Maître Ugo AYIVI, avocat au Barreau de Bordeaux, agissant en sa qualité de responsable du traitement.
Contact pour toute question relative à vos données : ugo.ayivi@avocat.fr
3. Données collectées, finalités et bases légales
3.1. Formulaire de contact
Données collectées : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, message libre.
Finalité : traiter votre demande de renseignement ou de prise de rendez-vous.
Base légale : votre consentement (article 6.1.a RGPD) et mesures précontractuelles (article 6.1.b RGPD).
Durée de conservation : 3 ans à compter du dernier contact, sauf si vous devenez client (auquel cas la durée applicable au dossier client s'applique).
3.2. Agent vocal téléphonique
Lorsque vous appelez le numéro du cabinet, votre appel est traité par un agent conversationnel automatisé qui enregistre la conversation et en produit une transcription écrite.
Données collectées : enregistrement audio de l'appel, transcription textuelle, nom et prénom communiqués, numéro de téléphone appelant, objet de la demande, créneau de rendez-vous choisi le cas échéant.
Finalité : accueil téléphonique, prise de rendez-vous, amélioration du service, archivage de la demande au bénéfice de Maître AYIVI.
Base légale : votre consentement (article 6.1.a RGPD), recueilli par l'annonce vocale en début d'appel. Vous pouvez vous opposer à l'enregistrement à tout moment en raccrochant ou en exprimant votre refus oralement ; l'appel sera alors traité sans enregistrement (transfert vers la messagerie ou rappel ultérieur).
Durée de conservation : enregistrement audio supprimé sous 30 jours ; transcription et résumé conservés 12 mois à des fins de traçabilité du rendez-vous, sauf intégration au dossier client.
Recommandation importante : ne communiquez aucune donnée sensible au téléphone (numéro de sécurité sociale, données de santé, détails du litige). L'agent vocal a uniquement vocation à prendre rendez-vous. Toute discussion confidentielle relève de l'entretien direct avec Maître AYIVI.
3.3. Cookies et données techniques
Le site ne dépose aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de profilage.
Le module de prise de rendez-vous en ligne intégré au site est fourni par un prestataire tiers et est susceptible de déposer ses propres cookies lorsque vous l'utilisez. Ces cookies relèvent de la politique de confidentialité de ce prestataire.
Si un outil de mesure d'audience venait à être mis en place, une bannière de recueil du consentement conforme aux recommandations de la CNIL serait préalablement ajoutée.
4. Destinataires de vos données
Vos données sont accessibles uniquement à Maître AYIVI et, le cas échéant, à ses collaborateurs ou stagiaires soumis au secret professionnel, ainsi qu'au prestataire technique chargé de la maintenance du site, dans la stricte mesure nécessaire à ses interventions et sous engagement de confidentialité.
Pour le fonctionnement technique du site et de l'agent vocal, certaines données sont traitées par des sous-traitants tiers, agissant sur nos instructions et liés par contrat :
| Catégorie de sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Prestataire d'agent vocal et de transcription | Accueil téléphonique automatisé, enregistrement et transcription des appels | États-Unis |
| Opérateur de téléphonie cloud | Routage des appels entrants et envoi des SMS de confirmation | États-Unis |
| Plateforme de prise de rendez-vous en ligne | Gestion des créneaux et synchronisation calendaire | Royaume-Uni / États-Unis |
| Prestataire d'envoi d'emails transactionnels | Notifications par email aux utilisateurs et au cabinet | États-Unis |
| Plateforme d'orchestration d'automatisations | Coordination technique des notifications post-appel | Union européenne |
| Hébergeur du site web | Hébergement, livraison du contenu, certificat HTTPS | États-Unis |
| Prestataire de maintenance du site | Maintenance technique du site et de ses automatisations | Union européenne |
Les transferts de données vers les États-Unis sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne et/ou par l'adhésion des sous-traitants au Data Privacy Framework. Vous pouvez en obtenir copie sur simple demande.
Liste détaillée des sous-traitants — la liste nominative des sous-traitants effectivement utilisés par le cabinet est tenue à jour en interne et peut vous être communiquée sur simple demande écrite adressée à ugo.ayivi@avocat.fr.
5. Sécurité
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité et l'intégrité de vos données : chiffrement TLS des communications, accès restreint aux prestataires techniques sous contrat, hébergement sur infrastructure sécurisée.
6. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès à vos données
- Droit de rectification des informations inexactes
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
- Droit à la limitation du traitement
- Droit d'opposition au traitement
- Droit à la portabilité de vos données
- Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité des traitements antérieurs
- Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès
Pour exercer ces droits, adressez votre demande par email à ugo.ayivi@avocat.fr en précisant l'objet de votre demande et en joignant, si nécessaire, une copie d'une pièce d'identité. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.
7. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés :
www.cnil.fr/fr/plaintes — CNIL, 3 place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07.
8. Évolution de la présente politique
La présente politique peut être modifiée pour tenir compte des évolutions législatives, jurisprudentielles ou techniques. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. En cas de modification substantielle, une information vous sera apportée par les voies appropriées.